Læs avisen online

Sådan er de uskrevne e-mailregler

Efter 15 år med e-mail har vi udviklet normer for, hvordan vi kommunikerer på e-mail på arbejdspladsen

Foto: Polfoto
Foto: Polfoto


Sådan er de uskrevne e-mailregler

Smiley's smitter, når vi e-mailer til hinanden på arbejdspladsen.

For i løbet af de 15-20 år vi har e-mailet til hinanden, har vi efterhånden udviklet helt bestemte normer for, hvordan vi kommunikerer med hinanden per e-mail.

Disse normer og uskrevne regler er hovedindholdet i den norske sprogforsker, Karianne Skovholts doktorafhandling.

Hun har undersøgt kommunikation på e-mail i arbejdslivet ved at studere 500 e-mails i en intern arbejdsgruppe i et teleselskab.

- Jeg fandt ud af, at vi har udviklet specifikke normer for, hvordan vi skriver og behandler e-mails. Der er for eksempel normer for, hvornår vi er behøver at svare på en e-mail og for, hvornår vi sender en kopi af e-mailen til andre, siger Karianne Skovholt.

Nogle e-mails kræver svar

I det materiale, hun gennemgik, var det tydeligt, at direkte anmodninger og spørgsmål er e-mails, der kræver svar.

- Hvis vi ikke svarer, kommer der gerne en påmindelse. Er e-mailen derimod sendt som ren information - og særligt hvis den er sendt til mange - behøver vi ikke at svare.

Det gælder også for masseudsendelser som indeholder spørgsmål.

- Det kan sammenlignes med en som stiller et spørgsmål i et klasselokale eller fra en talerstol. Det er ikke påkrævet, at alle svarer, men hvis man har noget på hjertet, er det ok at række hånden op, siger Karianne Skovholt, der til daglig er ansat i det norske sprogråd.

Gabestok eller blær

Også brugen af kopier - cc - har sine helt egne normer og uskrevne regler. Primære modtagere bliver tilføjet 'til'-feltet og sekundære modtagere i kommer i kopifeltet.

- På den måde kan dem, der står i kopi-feltet overhøre dialogen i e-mailen. Vi inkluderer modtagerne i kopifeltet for at informere dem under påskud af, at det drejer sig om information, de skal have. Men ofte er der en skjult dagsorden, siger Karianne Skovholt.

Groft sagt mener hun, at vi bruger kopifeltet som gabestok eller sejrsskammel.

Er der for eksempel tale om en konflikt, sender vi kopierne for at synliggøre vores synspunkter eller for at synliggøre andres urimeligheder.

- Kopierne går i de tilfælde ofte til dem, som vi oplever som vores allierede.

Andre gange sender vi kopier til modtagere for at vise os frem.

- Vi sender måske synspunkter og ideer til mange for at vise, at det kom fra os først og for at få gennemslagskraft hos flere, siger Karianne Skovholt.

Sådan bruger vi e-mail på arbejdet:

1.) Da e-mail kom frem, var det almindeligt at føre interne diskussioner per e-mail. Det gør vi ikke så meget i dag.

2.) I e-mailens begyndelse var det almindeligt at sende kædebreve per e-mail. Det bliver mindre brugt i dag.

3.) E-mail bruges i dag til at informere, videreformidle og føre direkte dialog.

4.) Kommunikation i interne grupper viser, at vi bliver påvirket af hinandens e-mail-stil. Hvis en begynder at bruge smiley, gør andre det også.

5.) Mænd, som kommunikerer med mænd, er mere tilbageholdende med at bruge smiley end kvinder, der skriver til kvinder

6.) Opstår der konflikter bliver sproget mere formelt mellem parterne. Stilen bliver mindre talesprogs-agtig, og vi stopper med at udtrykke følelser med smiley's




Henter rating;

Hvad synes du om denne artikel?

Hvad synes du om denne artikel?